INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PACJENTÓW KAZIMIERCZAK CLINIC

(klauzula informacyjna – art. 13 i art. 14 RODO)

Drogi Pacjencie, zależy nam, abyś wiedział, kto i w jakim celu przetwarza Twoje dane osobowe oraz jakie masz w związku z tym prawa. Poniżej wyjaśniamy to możliwie prostym językiem. Jeżeli jakikolwiek fragment budzi Twoje wątpliwości – skontaktuj się z nami, chętnie wszystko wyjaśnimy.

1. Kto jest administratorem Twoich danych i jak możesz się z nami skontaktować?

Administratorem Twoich danych osobowych jest KAZIMIERCZAK ORTODONCJA sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy (85-009), ul. Dworcowa 13/U6A, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy pod numerem KRS: 0001125256, NIP: 9671479804, REGON: 529572072, działająca pod marką Kazimierczak Clinic (dalej: „Kazimierczak Ortodoncja”, „Administrator”, „my”).

Kazimierczak Ortodoncja jest podmiotem leczniczym wpisanym do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą prowadzonego przez Wojewodę Kujawsko-Pomorskiego pod numerem księgi rejestrowej: 000000281171.

Osobą odpowiedzialną po stronie Administratora za nadzór nad ochroną danych osobowych jest dr hab. n. med. Wojciech Kazimierczak, prof. UMK.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym w celu skorzystania z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami:

pocztą elektroniczną – na adres: projekty@kazimierczakclinic.pl;
listownie – na adres: KAZIMIERCZAK ORTODONCJA sp. z o.o., ul. Dworcowa 13/U6A, 85-009 Bydgoszcz, z dopiskiem „Dane osobowe”;
telefonicznie – pod numerem: +48 797 876 855;
osobiście – w recepcji kliniki przy ul. Dworcowej 13/U6A w Bydgoszczy.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony Twoich danych osobowych prosimy o kontakt na dane wskazane powyżej.

2. Kogo dotyczy niniejsza informacja?

Niniejsza informacja skierowana jest do:

pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych udzielanych przez Kazimierczak Ortodoncja;
przedstawicieli ustawowych i opiekunów prawnych pacjentów małoletnich lub pacjentów nieposiadających pełnej zdolności do czynności prawnych;
osób upoważnionych przez pacjenta do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia lub do odbioru dokumentacji medycznej;
osób kontaktujących się z nami – telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie kazimierczakclinic.pl, systemu rejestracji online lub naszych profili w mediach społecznościowych;
osób przebywających na terenie kliniki, w zakresie objętym monitoringiem wizyjnym (jeżeli monitoring jest prowadzony).

3. Jakie informacje zbieramy i z jakich źródeł?

Zbieramy informacje przekazywane nam w dokumentacji medycznej i innych dokumentach, w tym w formularzach wypełnianych przez pacjenta, w trakcie rozmów, wymiany wiadomości e-mail, kontaktu telefonicznego oraz wizyt w klinice. Mogą to być w szczególności:

dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL (a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), płeć, obywatelstwo, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail;
dane dotyczące stanu zdrowia (dane szczególnej kategorii): dokumentacja medyczna, wyniki badań, informacje o przebytych chorobach, przyjmowanych lekach, alergiach, diagnozy, zewnętrzna dokumentacja medyczna przekazana przez Ciebie lub przez podmiot kierujący;
dane obrazowe i diagnostyczne: zdjęcia rentgenowskie (pantomograficzne, cefalometryczne, punktowe), badania tomografii wiązki stożkowej (CBCT), badania USG, skany wewnątrzustne, modele diagnostyczne oraz fotografia zewnątrzustna i wewnątrzustna – stanowiące element dokumentacji medycznej;
dane dotyczące uprawnień: rodzaj uprawnień oraz numer i termin ważności dokumentów potwierdzających uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej określonego rodzaju, data utraty tych uprawnień, numer identyfikacyjny płatnika;
dane rozliczeniowe i płatnicze: dane niezbędne do wystawienia faktury, informacje o dokonanych płatnościach, a w przypadku skorzystania z finansowania leczenia w ratach – dane niezbędne do przekazania podmiotowi finansującemu;
dane przekazane w ramach rejestracji online i formularza kontaktowego: dane podane w celu umówienia lub zmiany terminu wizyty oraz treść zapytania;
wizerunek utrwalony w systemie monitoringu wizyjnego – jeżeli monitoring jest prowadzony na terenie kliniki.

Co do zasady dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Jeżeli nie przekazałeś nam swoich danych osobowych osobiście, prawdopodobnie pochodzą one od członka Twojej rodziny, przedstawiciela ustawowego, osoby przez Ciebie upoważnionej albo od podmiotu leczniczego kierującego Cię na badanie lub konsultację. W takim przypadku przetwarzamy dane w zakresie wskazanym w punkcie powyżej.

4. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

4.1. Kontakt i rejestracja wizyty

przyjęcie zapytania (telefonicznego, mailowego, przez formularz kontaktowy lub media społecznościowe) i udzielenie na nie odpowiedzi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu kontaktu i obsłudze zapytań), a w zakresie, w jakim zapytanie dotyczy stanu zdrowia – art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
rejestracja wizyty, w tym za pośrednictwem systemu rejestracji online, potwierdzanie i przypominanie o terminach wizyt (SMS, e-mail, telefon) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ograniczenie liczby nieodbytych wizyt).

4.2. Udzielanie świadczeń zdrowotnych

udzielanie świadczeń zdrowotnych, w tym profilaktyka zdrowotna, diagnostyka, leczenie i zarządzanie systemami i usługami opieki zdrowotnej, a także prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego) w związku z art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w szczególności w związku z ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej oraz przepisami wykonawczymi do tych ustaw;
wykonywanie badań z zakresu diagnostyki obrazowej (RTG, CBCT, USG) oraz przechowywanie i opisywanie ich wyników – art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami prawa atomowego oraz przepisami o ochronie radiologicznej pacjenta;
przeprowadzanie badań lekarskich osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierowców i wydawanie orzeczeń lekarskich – art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami;
realizacja upoważnienia udzielonego przez Ciebie wskazanym osobom do uzyskiwania informacji o Twoim stanie zdrowia i udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz do odbioru Twojej dokumentacji medycznej – art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja zgoda) w związku z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

4.3. Rozliczenia i obowiązki księgowe

realizacja umowy i rozliczenie udzielonych świadczeń, w tym wystawianie faktur – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości i przepisów prawa podatkowego);
obsługa finansowania leczenia w formie rat – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (umożliwienie pacjentom rozłożenia płatności). Podmiot finansujący jest w tym zakresie odrębnym administratorem Twoich danych i przedstawi Ci własną informację o przetwarzaniu danych.

4.4. Jakość usług, marketing i komunikacja

monitorowanie i podnoszenie jakości udzielanych świadczeń, w tym prowadzenie ankiet satysfakcji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na doskonaleniu jakości usług);
przesłanie prośby o wystawienie opinii na temat Kazimierczak Clinic w Google Maps lub na portalu znanylekarz.pl – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na budowaniu wiarygodności i pozyskiwaniu informacji zwrotnej);
marketing bezpośredni własnych usług, w tym przesyłanie informacji o ofercie – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku komunikacji elektronicznej (e-mail, SMS) – na podstawie Twojej odrębnej zgody, o której mowa w art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne;
publikowanie Twojego wizerunku lub zdjęć dokumentujących efekty leczenia (np. fotografie „przed i po”) w materiałach informacyjnych, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych – wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej, dobrowolnej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

4.5. Działalność naukowa i badawczo-rozwojowa

prowadzenie badań naukowych, prac badawczo-rozwojowych oraz analiz statystycznych, w tym z wykorzystaniem zanonimizowanych wyników badań obrazowych – na podstawie Twojej odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO) albo art. 9 ust. 2 lit. j RODO. Szczegółowe zasady określa odrębny dokument „Zgoda na przetwarzanie danych osobowych”. Po skutecznym przeprowadzeniu anonimizacji dane przestają być danymi osobowymi, a przepisy RODO nie znajdują do nich zastosowania;
udział w badaniach klinicznych lub eksperymentach badawczych – na podstawie Twojej odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

4.6. Bezpieczeństwo, roszczenia i obowiązki prawne

zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia na terenie kliniki poprzez monitoring wizyjny, jeżeli jest prowadzony – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie osób i mienia);
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym prowadzenie windykacji należności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
rozpatrywanie skarg, reklamacji i wniosków – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
obsługa żądań dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz obsługa naruszeń ochrony danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
realizacja obowiązków w zakresie zapobiegania chorobom zakaźnym i zapewnienia bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego osób przebywających na terenie kliniki – art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. i RODO w związku z ustawą z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

5. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Gdy jest to niezbędne do realizacji celów, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe, możemy przekazywać je:

innym podmiotom leczniczym oraz osobom wykonującym zawód medyczny – w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych (np. lekarzom konsultującym, chirurgom szczękowym, pracowniom protetycznym i technicznym);
podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa – w szczególności Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom władzy publicznej, sądom, prokuraturze, Rzecznikowi Praw Pacjenta, organom nadzoru nad działalnością leczniczą;
podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych – w szczególności dostawcy systemu gabinetowego i systemu rejestracji online, dostawcom usług hostingowych i poczty elektronicznej, dostawcom systemów do archiwizacji badań obrazowych, dostawcom usług informatycznych i wsparcia technicznego, dostawcom narzędzi do wysyłki SMS i e-mail, biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym, podmiotom świadczącym usługi niszczenia dokumentacji;
podmiotom finansującym leczenie w systemie ratalnym – wyłącznie w przypadku skorzystania przez Ciebie z takiej formy płatności i wyłącznie w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy finansowania;
podmiotom współpracującym przy realizacji projektów badawczo-rozwojowych i naukowych – wyłącznie w zakresie danych zanonimizowanych, na zasadach określonych w odrębnej zgodzie;
podmiotom świadczącym usługi ubezpieczeniowe oraz audytorom – w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

W każdym przypadku udostępnienia lub powierzenia przetwarzania Twoich danych osobowych dbamy o to, aby przekazywane było jedynie minimum informacji niezbędnych do realizacji celu przetwarzania, a odbiorca dawał gwarancje odpowiedniego poziomu ochrony danych.

6. Czy przekazujemy Twoje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wyjątkiem może być korzystanie przez nas z narzędzi dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza EOG – w szczególności narzędzi analitycznych, marketingowych i komunikacyjnych wykorzystywanych w związku z prowadzeniem strony internetowej i profili w mediach społecznościowych. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, tj. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym decyzji dotyczącej Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń.

Masz prawo uzyskać od nas kopię zastosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia – w tym celu skontaktuj się z nami na dane wskazane w punkcie 1.

7. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Okres przetwarzania danych osobowych zależy przede wszystkim od celu, w jakim dane są przetwarzane. Co do zasady przetwarzamy dane tak długo, jak długo są one niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane. W szczególności:

dokumentację medyczną przechowujemy przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
dokumentację medyczną dziecka do ukończenia 2. roku życia przechowujemy przez okres 22 lat;
zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta przechowujemy przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
skierowania na badania lub zlecenia lekarza przechowujemy przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia (a w przypadku, gdy świadczenie nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta – przez okres 2 lat, chyba że pacjent odebrał skierowanie);
dokumentację medyczną w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia przechowujemy przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu skutecznego wniesienia przez Ciebie sprzeciwu lub do czasu ustania tego interesu, w tym do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie Twojej zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a po wycofaniu – przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
nagrania z monitoringu wizyjnego przechowujemy przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
korespondencję niezwiązaną z udzielaniem świadczeń zdrowotnych przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

8. Czy podejmujemy decyzje w sposób zautomatyzowany?

Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało w rozumieniu art. 22 RODO.

Narzędzia wykorzystujące uczenie maszynowe, jeżeli są przez nas stosowane we wspomaganiu diagnostyki obrazowej, pełnią wyłącznie funkcję pomocniczą. Każda decyzja diagnostyczna i terapeutyczna jest podejmowana przez lekarza.

9. Jakie prawa Ci przysługują?

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące uprawnienia względem Administratora.

Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce – jesteś uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, planowanym okresie przechowywania danych lub kryteriach jego ustalenia, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle danych (jeśli nie pochodzą od Ciebie) oraz o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu. Masz również prawo uzyskać kopię swoich danych osobowych. Jeżeli Twoje dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, masz prawo zostać poinformowany o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO.

Realizacja tego prawa nie narusza odrębnych zasad udostępniania dokumentacji medycznej, określonych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Prawo do sprostowania danych

Masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania dotyczących Cię danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych. W odniesieniu do dokumentacji medycznej sprostowanie następuje z zachowaniem zasad określonych w przepisach o dokumentacji medycznej – wpisu w dokumentacji nie usuwa się, a jeżeli został dokonany błędnie, zamieszcza się adnotację o przyczynie błędu oraz datę i oznaczenie osoby dokonującej adnotacji.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać od nas swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś, oraz przesłać te dane innemu, wybranemu przez siebie administratorowi – pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz w sposób zautomatyzowany. O ile jest to technicznie możliwe, masz również prawo żądać, by dane zostały przesłane przez nas bezpośrednio innemu administratorowi.

Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę możesz wycofać, pisząc na adres projekty@kazimierczakclinic.pl, listownie na adres siedziby Administratora albo osobiście w recepcji kliniki.

Prawo do sprzeciwu

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Cię danych osobowych, o ile przetwarzamy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku nie będziemy już mogli przetwarzać tych danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy uprawnieni do dalszego przetwarzania Twoich danych w tym celu.

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo żądać niezwłocznego usunięcia dotyczących Cię danych osobowych, jeżeli:

Twoje dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania danych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego;
Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
Twoje dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego;
cofnąłeś zgod

Klauzula informacyjna RODO